System zarządzania zgodnością (ang. Compliance Management System – CMS) stanowi trzon dla istnienia compliance w jakiejkolwiek organizacji. Przyjęcie w swoim przedsiębiorstwie określonych reguł czy działań mających na celu zapewnienie zgodności z prawem i ładem korporacyjnym jest oczywiście bardzo ważnym krokiem ku współczesnemu modelowi zarządzania organizacją, jednak to jeszcze za mało, aby mówić o istnieniu compliance w firmie. Aby procesy i działania compliance rzeczywiście funkcjonowały, należy nie tylko je wdrożyć, ale również monitorować, nadzorować, analizować, realizować ze wsparciem komórki lub osoby zajmującej się compliance, usprawniać, a także zapewnić odpowiednie szkolenia, warsztaty czy nawet rozmowy z personelem w celu podnoszenia jego świadomości i budowania kultury compliance. To wszystko wchodzi w skład systemu zarządzania zgodnością.
Wdrożenie systemu CMS powinno spełniać wytyczne określone w normie ISO 19600. Aktualnie jest to norma typu B, co oznacza, że zawiera niewiążące, lecz zalecane wytyczne/ zalecenia (guidelines) dla procesu wdrożenia systemu zarządzania zgodnością. Norma ta ma uniwersalny charakter, dzięki czemu jest możliwa do zastosowania w każdej organizacji. Dwie pozostałe, kluczowe cechy tej normy – elastyczność i proporcjonalność – umożliwiają przyjęcie w organizacji odpowiedniego dla jej potrzeb, wielkości i struktury systemu. To właśnie dlatego w doktrynie i praktyce funkcjonuje wyrażenie, że „wdrożenie systemu compliance jest jak szycie garnituru na miarę”. Norma ISO 19600 dostarcza odpowiedniej wiedzy osobom zaangażowanym w proces wdrożenia systemu CMS (pracownikom, komórce compliance, prawnikom z firmy zewnętrznej etc.), podczas gdy to od ich umiejętności i doświadczenia zależy zbudowanie właściwego systemu zarządzania zgodnością. Niewątpliwie będzie to możliwe tylko dzięki odpowiednim narzędziom, które akurat powinna dostarczyć firma wdrażająca system CMS. Stworzenie systemu zarządzania zgodnością na papierze będzie bowiem tylko planem, a jak wiadomo na ważną okoliczność nie da się założyć planu, tylko uszyty i rzeczywiście istniejący garnitur.
Porównanie systemu CMS do garnituru szytego na miarę pozwala dostrzec więcej analogii. Potrzebując garnituru, można iść na „łatwiznę” i udać się do sklepu sieciowego sprzedającego garnitury. Najczęściej te najładniejsze modele zobaczymy już na wystawie. Wystarczyć znaleźć nasz rozmiar i możemy powiedzieć, że mamy swój garnitur. Ale czy samo posiadanie garnituru spełni nasze oczekiwania? Jeśli zamierzamy dobrze się w nim czuć oraz prezentować, powinien on mieć dostosowany do nas rozmiar w ramionach, rękawach, klatce piersiowej, talii, nogawkach, a dodatkowo być uszyty z dobrego materiału. W przeciwnym razie po kilkukrotnym użyciu dojdziemy do przekonania, że nie jest to idealny dla nas garnitur. Jednakże wówczas wydanych pieniędzy nikt nam już nie zwróci. Identycznie jest z compliance. Wciąż tworząca się moda na compliance sprawia, że osoby zarządzające przedsiębiorstwem chciałyby to compliance mieć. A że często „mieć” oznacza „kupić”, decydują się oni na zakup gotowego „produktu”, który przy odpowiedniej reklamie wprawi nas w zachwyt, przynajmniej do czasu „używania” przyjętego systemu CMS, kiedy brak dostosowania do charakteru i potrzeb firmy znajdzie swoje odbicie na przyjętych zasadach, procedurach, instrukcjach i działaniach w ramach systemu CMS, który, najprościej mówiąc, zawiedzie tam, gdzie powinien działać jako remedium na ryzyka i naruszenia. Dlatego właśnie compliance musi być szyty na miarę, niezależnie od wielkości czy struktury przedsiębiorstwa, niezależnie od obrotów i niezależnie od stopnia skomplikowania funkcjonujących oraz spodziewanych procesów i działań. Tylko wtedy możliwe jest prawidłowe działanie tego systemu.
Na Blogu Compliance podejmowane będą tematy umożliwiające zbudowanie odpowiedniego systemu zarządzania zgodnością, zgodnie z normą ISO 19600 oraz potwierdzoną praktyką wielkich koncernów, w których wdrożony system nieustannie pracuje na najwyższych obrotach, przyczyniając się do sukcesów biznesowych przedsiębiorstw.