Niezwykle ważnym aspektem każdej firmy jest ochrona własności intelektualnej, która jest lub może być tworzona i wykorzystywana w prowadzonej działalności. Własność intelektualna dotyczy kilku mniejszych obszarów:
- praw własności przemysłowej (m.in. patentów na wynalazek, wzorów użytkowych i przemysłowych, znaków towarowych i handlowych, nazw handlowych);
- know-how;
- praw autorskich;
- tajemnicy przedsiębiorstwa i informacji niejawnych.
Z punktu widzenia prowadzonego biznesu każdy przedsiębiorca powinien objąć własność intelektualną wykorzystywaną w firmie ochroną w postaci uregulowania tego obszaru w regulacjach wewnętrznych. Najważniejszym dokumentem powinna być opracowana i wdrożona w przedsiębiorstwie Polityka ochrony własności intelektualnej, która określać będzie zasady i procedury związane z ochroną praw własności przemysłowej, know-how, praw autorskich oraz tajemnicy przedsiębiorstwa. Dla przedsiębiorców ważne jest również odpowiednie uregulowania kwestii tworzenia i korzystania z własności intelektualnej przez pracowników i podwykonawców. W ramach tego obszaru nie można również zapomnieć o właściwych klauzulach umownych, zabezpieczających interes firmy w relacjach z klientami oraz dostawcami usług (m.in. księgowych, IT, audytorskich).
Dla firmy kluczową wartość stanowi tajemnica przedsiębiorstwa. Dokumenty, materiały i dane w systemie informatycznym powinny zostać wskazane w wewnętrznych dokumentach firmy jako informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa. W miarę możliwości tajemnica przedsiębiorstwa powinna być dokładnie opisana i wskazana. Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa muszą być odpowiednio zabezpieczane zarówno na poziomie fizycznym i technicznych, jak również organizacyjnym. Brak odpowiednich środków zabezpieczających takie informacje może prowadzić nie tylko do utraty poufności takich danych, ale nawet utraty ochrony prawnej i braku możliwości skutecznego dochodzenia roszczeń przeciwko podmiotom trzecim. Dlatego tak ważne jest przyjęcie właściwych zasad ochrony własności intelektualnej w firmie i zabezpieczenie kluczowych procesów i działań przed ryzykiem związanym z utratą poufności oraz ochrony prawnej.
Tematyka ochrony własności intelektualnej przenika się z obszarem ochrony informacji niejawnych i danych osobowych, dlatego ważne jest, aby przedsiębiorcy mieli na uwadze oba obszary jednocześnie. Właściwe wdrożenie systemu bezpieczeństwa informacji niejawnych umożliwi przyjęcie skutecznych regulacji dotyczących ochrony własności intelektualnej, dzięki czemu firma zminimalizuje istniejące ryzyka.