Małymi krokami compliance staje się obecne w biznesowym życiu przedsiębiorstwa. Wdrażają je raczej duże firmy, choć praktykowanie compliance jest zasadne również w sektorze MŚP. Wkrótce każdy przedsiębiorca będzie rozważał przyjęcie w swojej firmie skutecznego systemu zapewniania zgodności. Dlaczego compliance jest ważne dla firm?
W niniejszym artykule autor porusza następujące kwestie:
- Dlaczego compliance jest ważne dla firm?
- Jakie korzyści przynosi system zarządzania zgodnością?
- Zysk dzięki compliance.
Potrzeba rynku
Rynek od lat wymusza na przedsiębiorcach przystępowanie do transakcji z odpowiednim przygotowaniem natury prawnej. W związku z lawiną nowych i coraz bardziej niejasnych przepisów firmy chętniej korzystają z obsługi zewnętrznych kancelarii prawnych bądź też tworzą w swojej strukturze działy prawne dla tzw. in-house’ów. Prawnicy wewnętrzni stali równie niezbędni, co księgowi, specjaliści ds. HR, marketingu czy IT. Podobnie ma być z oficerami compliance albo przynajmniej specjalistami ds. compliance. Analiza i ocena ryzyka poszczególnych transakcji czy nowych koncepcji i działań biznesowych pod kątem zgodności z prawem generuje potrzebę przerzucenia tego typu zadań na osoby, które posiadają w tej dziedzinie szczególną wiedzę i umiejętności. Poza pewnymi przypadkami, na ten moment nie ma znaczenia, czy pomoc w zakresie compliance zapewniają prawnicy, czy dedykowani specjaliści. Występuje potrzeba, a to oznacza konieczność jej zaspokojenia na wysokim poziomie satysfakcji zarządu.
Pewne obszary działalności gospodarczej zaczęły być kojarzone z compliance. RODO, AML, prawo pracy czy prawo konsumencie to tylko oczywiste przykłady. Pokazują one, jak bardzo compliance jest ważne w organizacji. Dotkliwe sankcje odstraszają, ale też mobilizują przedsiębiorców do zmian.
Niestety rządy nakładają kolejne obowiązki na firmy, przez co zapewnienie zgodności z prawem stało się niepisanym (choć jawnym) PKD. Możemy być pewni, że to nie koniec. Compliance oprócz potrzeby staje się celem przedsiębiorstw, gdyż bez niego przedsiębiorcy ryzykują karami pieniężnymi i sankcjami o charakterze niepieniężnym. Bat nad podmiotami profesjonalnymi rośnie z tygodnia na tydzień. W tej chwili wydaje się, że może sięgnąć każdego. A firmy nie chcą ryzykować. I słusznie, bo rynek reaguje (co prawda powoli) na ryzyko i z potężnymi skutkami uderza tam, gdzie wciąż panuje Dziki Zachód. A w nowoczesnym świecie istnieje coraz większe parcie na zapobieganie zjawiskom niezgodności. Bo compliance jest ważne. Koniec, kropka.
Rozwój myślenia opartego na compliance
Od pewnego czasu obserwuję u pewnej grupy przedsiębiorców ewolucję myślenia biznesowego, w którym istotną rolę odgrywa ryzyko. Podejście ich firm opiera się wówczas na kontrolowanym ryzyku. Do tego dochodzi podejmowanie decyzji biznesowych z dużą dozą ostrożności, co najczęściej sprowadza się do kontaktu z prawnikami. Wszystko po to, aby w danym działaniu nie ponieść straty. Można powiedzieć, że biznesowo sprawa jest prosta: jeśli nie podejmujesz ryzyka, tracisz szanse na wielkie zyski. To oczywista, choć nie zawsze mająca zastosowanie koncepcja, opierająca się na ekonomicznym założeniu tkwiącym w powiedzeniu „kto nie ryzykuje, ten nie pije szampana”. Okazuje się, że część firm nie jest zainteresowana butelką szampana, a pojedynczym kieliszkiem i nie potrzebuje działań, których główną osią jest ryzyko. Ich rozwaga i odmiennie konstruowane cele skupiają się w istocie na compliance. I myśleniu opartym na compliance.
Jak wspomniałem, również gracze chcący zaspokoić swój apetyt na ryzyko rozwijają myślenie oparte na compliance, głównie dla potrzeb analitycznych. Chcą wiedzieć, ile stracą przy pomyłce, porażce czy wystąpieniu określonego zagrożenia. Oczekują przeanalizowania wszystkich opcji. O ile dawniej skutki materializacji ryzyka prawnego nie były brane pod uwagę, w dzisiejszym świecie administracyjnych batów, popularności procesów i medialnej chłosty wszelkie działania biznesowe poprzedza analiza ryzyka i chęć sprostania pewnym obowiązkom, chociażby w granicach rozsądku oraz nieprzesadnego przeorganizowania gospodarczego usposobienia. Dowodzi to słuszności tezy, że compliance wkrada się do każdej organizacji, mniejszymi bądź większymi krokami. Zauważalnie bądź podświadomie. Może to być kolejny krok biznesowej ewolucji, a może tylko tymczasowy trend. Pewne jest natomiast to, że przedsiębiorcy nie chcą stracić dobytku całej swojej kariery. Bo kto by chciał podjąć aż takie ryzyko…
Las w słoiku początkowo wymaga obserwacji i odpowiednich działań, po to, aby w końcu stał się sprawnie funkcjonującym, samowystarczalnym ekosystemem. Podobnie jest z compliance. Najtrudniej jest na początku, za to przy odpowiednim wysiłku później można podziwiać go latami.
CMS jako tarcza przed ryzykiem
Przed ryzykiem prawnym (a w modelu GRC Legal – również przed ryzykiem biznesowym) chronić ma system zarządzania zgodnością (ang. Compliance Management System). Jego wdrożenie to trudne zadanie, choć spodziewam się sprzedaży takiej usługi na rynku niczym wiaderek czereśni. CMS rzeczywiście może stanowić tarczę chroniącą przedsiębiorstwo przed ryzykiem. Jednak tylko pod warunkiem, że jego wdrożenie kompleksowo obejmie każdy proces i działanie, jakie ma miejsce w firmie, a ponadto zapewnione zostanie jego praktyczne stosowanie. Na skuteczność systemu compliance składa się wiele czynników i wszystkie powinny zostać dokładnie rozpoznane, a mechanizmy compliance – odpowiednio do nich dostosowane. To właśnie dlatego mówi się, że compliance powinien być szyty na miarę. Osobiście preferuję metaforę lasu w słoiku, który początkowo wymaga obserwacji i odpowiednich działań, po to, aby w końcu stał się sprawnie funkcjonującym, samowystarczalnym ekosystemem. A jak wiadomo, taki las w szkle to wieloletnie życie w najczystszej postaci.
Niestety CMS nie jest obligatoryjny w działalności gospodarczej, tak jak nie istnieje prawny obowiązek wdrożenia systemu ochrony danych osobowych. Zgodność z RODO można zapewnić podejmując działania ad hoc, choć właściwy system ochrony danych zapewniłby swoistą spójność rozwiązań i łatwość w osiąganiu stanu zgodności. I tak też jest z compliance. Na szczęście CMS staje się częścią wybranych branż, co rodzi nadzieję, że przeniknie do każdego przedsiębiorstwa. Aktualnie firmy mogą (i w mojej ocenie powinny) wyprzedzić to, co nieuniknione, i już dziś wprowadzić w swoją biznesową strukturę tarczę chroniącą przed ryzykiem, błędami, atakami, a nawet kryzysem. Lepiej być krok przed innymi, niż nieustannie gonić. Zwłaszcza gdy chodzi o konkurencję.
Dowiedz się więcej o systemie zarządzania zgodnością
O systemie zarządzania zgodnością (CMS) możesz dowiedzieć się więcej w Strefie Compliance. Zebrałem tam dla Ciebie najpotrzebniejszą wiedzę.
Nie tylko ochrona, a zyski
O compliance mówi się często jako o ochronie przed niekorzystnymi dla organizacji zjawiskami. Tymczasem wiele badań oraz (czujnie obserwowana) praktyka dowodzi, że właściwe podejście do tematu compliance może przynosić również zyski. Związane jest to z podniesieniem standardu wobec firmy, jej personelu oraz kontrahentów, co przekłada się na „atrakcyjność” przedsiębiorstwa. Przedsiębiorstwa atrakcyjne to te, z którymi chętnie zawierane są umowy oraz długoterminowe relacje handlowe. Doświadczenia w stosunkach gospodarczych z dużymi firmami, w szczególności z państw Europy Zachodniej, pokazują, że posiadanie systemu zarządzania zgodnością czy określonych mechanizmów compliance (np. kodeksów etycznych, sygnalizowania naruszeń) znacznie wpływa na podniesienie atrakcyjności firmy, a nieraz nawet jest warunkiem nawiązania współpracy. Nie muszę chyba przekonywać co do opłacalności realizowania transakcji z dużymi podmiotami zagranicznymi. Nieraz to rdzeń osiągania przychodów, a innym razem zastrzyk złota, na który mamy tak wielki popyt.
Zyski mogą się pojawić także poprzez praktyczne aspekty funkcjonowania pewnych procesów i działań. Dzięki ich usprawnieniom możemy zapobiec zbędnym wydatkom i lepiej alokować poszczególne aktywa. Również zamiast podejmowania zawiłych akcji dostosowujących działania firmy do subiektywnie postrzeganego stanu zgodności, możemy oprzeć się na głównych regułach compliance i osobach, które wiedzą, jak status zgodności zapewnić w sposób obiektywny. Zaoszczędzony czas i energię warto przeznaczyć na czynności, które przekształcą się w zarobek. W końcu należy wskazać, że compliance działa jak dźwignia, która przeciska się pomiędzy słupek kosztów i przychodów, a jego rozwój prowadzi do rozwarcia tych słupków, tak aby ten pierwszy skierował się ku dołowi, a drugi poszybował w górę. Kluczem do sukcesu jest zastosowanie odpowiedniej dźwigni. W tym aspekcie compliance jest ważne dla firm, gdyż jako niezauważalny na co dzień mechanizm generuje dodatkowe zyski przedsiębiorstwa.
Compliance jest ważne... dla spokoju
Wolność od problemów, rozpatrywania roszczeń niezadowolonych kontrahentów, procesów sądowych, trudów związanych z kontrolami urzędów państwowych czy skandali medialnych i różnego rodzaju sankcji to nie sen, a rzeczywistość kreowana przez skuteczny compliance w firmie. Zarządy i właściciele mogą spać spokojnie i koncentrować się na działaniach biznesowych, tak aby ich działalność rozwijała się i stwarzała większy dobrobyt dla personelu. Nie jest to łatwe, ale czy nie lepsze niż codzienna niepewność co do przetrwania na rynku i uniknięcia odpowiedzialności za działania niezgodne z prawem?
Warto postawić sobie przedstawioną wyżej wizję za cel, gdyż nie będziemy żyć wiecznie, a firma może się stać pomnikiem trwalszym niż ze spiżu. Zbudowanie antykruchych fundamentów nawet w dzisiejszych czasach może smakować bardziej niż słodycz w mediach i książkach o sukcesie. Rozwój zaś staje się możliwy do osiągnięcia z ominięciem psychiatryka i permanentnego wypompowywania z siebie energii, którą przecież warto byłoby skierować również na inne sfery życia. Dlatego compliance jest ważne: ma zapewnić spokój tam, gdzie runąć mogą fundamenty, a przynieść zyski w niezauważalnym wymiarze aktywności zawodowej, który jednak koniec końców z pewnością dostrzeże każdy z nas.
Chciałbyś dowiedzieć się więcej?
Jeśli potrzebujesz szczegółowego omówienia jakiegoś tematu, skontaktuj się ze mną. Wyślij wiadomość poprzez formularz kontaktowy w zakładce Kontakt i zajmiemy się Twoją sprawą.
Jeśli uznasz ten wpis za przydatny, roześlij go innym. Zapoznaj się z innymi artykułami na Blogu oraz w Strefie Compliance. Nie zapomnij odwiedzić stronę Bloga na Facebooku oraz LinkedIn.
Jeszcze więcej interesujących Cię informacji możesz otrzymać w Newsletterze Bloga Compliance. Zapisz się przy użyciu formularza po prawej stronie.
Dziękuję i korzystaj z dnia z myślą o compliance!
