Rząd zmniejsza rynkowe obostrzenia, po większości społeczeństwie nie widać oznak zmartwień pandemią koronawirusa, a pracodawcy gotują się do odzyskania strat. Oznacza to, że pracowników czeka powrót do pracy, mimo że SARS-CoV-2 wciąż nie opuścił naszego kraju ani globu. Państwowa Inspekcja Pracy wydała zalecenia dla pracodawców odnoszące się do organizacji pracy w (post)covidowej rzeczywistości. Jak powinien wygląd bezpieczny powrót do pracy?
Niniejszy artykuł porusza następujące kwestie:
- Bezpieczny powrót do pracy po pracy zdalnej i przestoju;
- Jakie warunki musi zapewnić pracodawca przy organizacji pracy w czasie epidemii?
- Zalecenia PIP w zakresie bezpiecznego powrotu do pracy;
- Ocena ryzyka środowiska pracy i plan działania pracodawcy w czasie pandemii COVID-19;
- Obowiązki prawne pracodawców w czasie epidemii.
Wydanie takich zaleceń przez PIP oceniam pozytywnie. Praca w najbliższym czasie nie będzie wyglądała tak samo jak sprzed wybuchu pandemii. Przedsiębiorcy muszą mieć na uwadze bezpieczeństwo pracowników i powinni dołożyć należytej staranności przy organizacji pracy. Podkreślić należy, że standard należytej staranności wskutek trwającej pandemii niewątpliwie powędrował w górę. Od czego więc zacząć?
Ocena ryzyka
Obecna sytuacja powoduje zmiany w procesie pracy. Oznacza to, że pracodawcy zobowiązani są do skorygowania oceny ryzyka występującego w miejscu pracy i uwzględnienia w niej wszystkich nowych zagrożeń, nie tylko tych dla zdrowia fizycznego, ale również psychicznego. PIP w swoich zaleceniach podkreśla, że identyfikacja zagrożeń fizycznych, biologicznych, chemicznych, a także psychospołecznych oraz prawidłowo przeprowadzona ocena ryzyka w środowisku pracy to punkt wyjścia w zarządzaniu bezpieczeństwem i higieną pracy. Należy potraktować to jako podstawę dla zapewnienia bezpiecznego powrotu do pracy pracowników.
Mimo że ocena ryzyka stanowi zadanie dla komórki lub osoby odpowiedzialnej za BHP, pracodawcy nie powinni w tej kwestii pozostać bierni. Aktywny udział przedsiębiorców w procesie zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy jest istotny z perspektywy compliance i stanowi obowiązek pracodawcy. Pozwoli to na wytypowanie nie tylko samych zagrożeń, ale i scenariuszy ryzyka. To dzięki nim możliwe będzie dostosowanie organizacji pracy do stanu minimalizacji zagrożeń.
Na jakie rodzaje zagrożeń zwrócić uwagę? Przede wszystkim na możliwość bezpośredniego kontaktu między pracownikami, a także w relacji pracownik-klient. Samo dopuszczenie pracownika do wejścia na teren zakładu pracy napotyka ryzyko przeniknięcia koronawirusa do przestrzeni firmowej. Do tego dochodzi kontakt z przypadkowymi osobami w trakcie dojazdu do pracy i powrotu. Dla wszystkich ważne jest zapewnienie środków dezynfekujących, maseczek oraz innych środków bezpieczeństwa, jak również ich rozlokowanie po firmie. Pod ocenę podlegać będzie również forma i warunki pracy pod kątem zapewnienia komfortu psychicznego pracownikom.
PIP podkreśla, aby w trakcie weryfikacji oceny ryzyka zwrócić uwagę na sytuacje nietypowe, które mogą wywołać problemy, jak również na to, w jaki sposób środki zapobiegawcze pomogą firmie przywrócić pełnię zdolności produkcyjnych i operacyjnych. To kolejny powód, dla jakiego w ocenę ryzyka powinni być włączeni bezpośrednio przedsiębiorcy. I pracownicy.
Osobiście zgadzam się z PIP, że udział pracowników i ich przedstawicieli w procesie analizy ryzyka i weryfikacji ryzyka jest bardzo ważny. Nie tylko dlatego, że epidemia wywołuje lęk, stres, a nawet frustrację i inne emocje, napięcia i niepewności, które z kolei wpływają na jakość pracy. W tym momencie chodzi o solidaryzowanie się z pracownikami, wyjście naprzeciw ich oczekiwaniom i pokazanie, że obecnie wszyscy mierzymy się z tym samym problemem. Pracodawcy powinni uczynić wszystko, aby obecność pracowników w firmie pozwoliła im na pracę w warunkach spokoju i poczucia braku realnych zagrożeń. To, w jaki sposób zachowa się kadra zarządcza i kierownicza, z pewnością wpłynie na komfort psychiczny pracowników i poczucie jedności firmy z personelem. W końcu bezpieczny powrót do pracy nie powinien się skończyć masowymi zwolnienia lekarskimi i zarzutami naruszenia przez pracodawcę zasad BHP. Przedsiębiorcy zdecydowanie woleliby tego uniknąć.
Bezpieczny powrót do pracy - stworzenie planu działań
Po aktualizacji oceny ryzyka środowiska pracy przedsiębiorcy powinni opracować plan działań związanych z organizacją pracy w czasie trwającej epidemii. PIP wskazuje, że taki plan działań obejmuje właściwe środki bezpieczeństwa i kontroli, pozwalające normalnie pracować i jednocześnie zapobiegać możliwości rozprzestrzeniania się koronawirusa SARS-CoV-2. Oznacza to przygotowanie pewnego rodzaju odpowiedzi na wykryte zagrożenia oraz istniejące ryzyko w celu eliminacji bądź minimalizacji tego ryzyka. Jeśli jest to możliwe, powinny zostać wdrożone środki eliminujące zagrożenia. Mogą to być np. kontynuowanie pracy zdalnej, organizowanie telekonferencji bądź wideokonferencji zamiast bezpośrednich spotkań z klientami czy brak odbywania podróży służbowych. Oczywiście dla większości procesów całkowita eliminacja zagrożeń będzie niemożliwa. Dlatego też duży nacisk należy położyć na działania minimalizujące zagrożenia i oddzielające zagrożenia od pracowników.
Bezpieczny powrót do pracy wymaga wprowadzenia środków minimalizujących ryzyko zarażenia się koronawirusem. PIP zaleca, aby wprowadzone zostały następujące środki zapobiegawcze:
- techniczne (środki ochrony zbiorowej, np. obudowy pleksiglasowe, oddzielanie stanowisk pracy przegrodami); należy unikać elementów, które nie są zwarte lub mają przestrzenie, takich jak rośliny doniczkowe, lub które stwarzają dodatkowe ryzyko, np. potknięcia się pracownika, czy upadku przedmiotu. Jeśli nie można zastosować przegrody, należy zapewnić dodatkową przestrzeń między pracownikami (odstęp min. 1,5 m.); konieczne jest dbanie o sprawną i wydajną wentylację pomieszczeń pracy,
- organizacyjne (np. zmianowość na stanowiskach pracy, zwiększenie czasu trwania i ilości przerw w pracy, kierowanie tylko wykwalifikowanych pracowników do wykonania określonej pracy),
- ochrony osobistej (np. półmaski FFP2 i FFP3, N95 itp.),
- behawioralne (np. obserwacje przestrzegania reguł i wytycznych kierownictwa, nadzór nad pracownikami),
- działania przeciwepidemiczne (np. zapewnienie środków do dezynfekcji rąk i elementów środowiska pracy – blatów, klamek, poręczy, wyposażenia technicznego np. wspólne drukarki i kopiarki; zwiększenie częstotliwości sprzątania pomieszczeń pracy, a przede wszystkim pomieszczeń higieniczno-sanitarnych; przypominanie o zasadach higieny – praktyczne informacje rozmieszczone w ogólnodostępnych miejscach zakładu pracy, dostępne na stronach internetowych m.in. Państwowej Inspekcji Sanitarnej).
Mimo nierozwianych wątpliwości w kwestii mierzenia pracownikom temperatury ciała w kontekście ochrony danych osobowych zasadne jest przeprowadzenie analizy zasadności takiego działania. W ten sposób można uchronić pracowników przez zarażeniem się od innego pracownika, być może nieświadomego własnej infekcji. Bezpieczny powrót do pracy powinien wiązać się z wprowadzeniem wszelkich legalnych środków zapobiegawczych, które tylko mogą zapewnić ochronę pracownikom i pracodawcom.
Utrzymywanie bezpiecznego dystansu między pracownikami oraz między pracownikiem a osobą trzecią to ważny element zapobiegania epidemii. Podkreślaj wagę tego zalecenia w swojej firmie. Niech pracownicy utrzymują odległość min. 1,5 m od innej osoby.
Poinformowanie pracowników o nowych zasadach, procedurach i instrukcjach postępowania
Kluczowym działaniem pracodawcy jest odpowiednie poinformowanie pracowników o zmianach w organizacji pracy. Należy tego dokonać przed powrotem personelu do pracy, najlepiej w formie mailowej lub przeprowadzonej tele- bądź wideokonferencji. Zalecam dokonanie jednego i drugiego. Swobodne zapoznanie się z nowymi zasadami, procedurami i instrukcjami postępowania pozwoli pracownikowi przede wszystkim poznać nowe warunki pracy. Pojawią się też pierwsze wątpliwości i pytania, które warto będzie rozstrzygnąć przed powrotem do firmy. Przeprowadzenie telekonferencji bądź wideokonferencji pozwoli pracodawcom przekonać pracowników do zasadności wprowadzonych środków bezpieczeństwa, a także uspokoić ich i przedstawić stworzony plan działania. To także sposób na pokazanie pracownikom, że wiele znaczą dla przedsiębiorcy. I że jego sytuacja wcale nie jest lepsza. Wszyscy bowiem jedziemy na tym samym wózku.
Jeżeli nowe procedury bądź instrukcje zakładają ogrom nieznanych lub dodatkowych obowiązków, ograniczeń czy zakazów, zasadne będzie przeprowadzenia szkolenia. PIP jako przykład podaje szkolenie z właściwego korzystania ze środków ochrony indywidualnej. Można nagrać filmik, stworzyć infografikę bądź schemat/ graf albo zorganizować szkolenie online. Jeśli to niezbędne, szkolenie można dodatkowo przeprowadzić na miejscu, z zastosowaniem się do obowiązujących reguł bezpieczeństwa.
Dowiedz się więcej o zgodności z ochroną danych w Strefie Compliance
O zapewnieniu zgodności możesz się dowiedzieć więcej w Strefie Compliance. Zebrałem tam dla Ciebie najpotrzebniejszą wiedzę.
Praca w nowych warunkach
Bez względu na branżę czy wielkość przedsiębiorstwa praca w nowych warunkach powinna być organizowana w taki sposób, aby minimalizować ryzyko zarażenia się koronawirusem. PIP zwraca uwagę na to, aby w początkowym okresie powrotu pracowników do pracy wykonywać tylko kluczowe prace. Część prac powinna zostać odłożona na czas, kiedy ryzyko zachorowania będzie niższe. To bardzo ważny punkt, ale może okazać się sprzeczny z oczekiwaniami przedsiębiorców. Bezpieczny powrót do pracy wymaga jednak przyjęcia pewnego okresu przejściowego. Dostosowania się do pracy w nowych warunkach, przy jednoczesnym przeczekaniu okresu zwiększonego ryzyka.
Jeśli możliwa jest praca zdalna – zapewnij ją. Pracownik biurowy w większości przypadków nie będzie potrzebny w firmie. Dotyczy to księgowości, kadr, HR-u, marketingu, a nawet handlu, gdy brak jest konieczności zapewnienia bezpośredniego kontaktu z innymi osobami (np. klientem). Praca w zakładzie pracy powinna być dokonywana wyłącznie wówczas, gdy nie jest możliwa w sposób zdalny. Mówimy tu głównie o pracownikach produkcyjnych, magazynowych czy sprzedawców w sklepach.
Bezpieczny powrót do pracy wiąże się z wdrożeniem i przestrzeganiem zasad bezpieczeństwa, które zminimalizują ryzyko narażenia na koronawirus SARS-CoV-2 w miejscu pracy. Kluczowe zalecenia PIP w tym zakresie zostały zawarte w poniższej tabeli. W niektórych aspektach zostały uzupełnione o inne kluczowe rekomendacje w zakresie bezpieczeństwa.
| Kontakt fizyczny między pracownikami | Należy go możliwie maksymalnie zredukować. Ograniczyć spotkania, wspólne przebywanie w pomieszczeniu, spędzanie przerw czy korzystanie z części wspólnych (kuchnie, toalety, halle). Utrzymać odległość 1,5 m od siebie. |
| Odseparowanie pracowników | Należy odseparować pracowników, którzy pracują na specjalistycznym sprzęcie, maszynach, narzędziach itp., od tych, którzy mogą pracować bez takiego sprzętu. Zaleca się, aby pracownicy niepotrzebujący specjalnego sprzętu wykonywali pracę w wolnych pomieszczeniach (biurach, pokoju socjalnym, sali konferencyjnej). |
| Praca osób z grupy ryzyka | Jeśli to możliwe, należy skierować osoby starsze, cierpiące na choroby przewlekłe lub mające problemy z płucami, sercem, a także kobiety w ciąży na pracę zdalną. |
| Czyszczenie i dezynfekcja pomieszczeń | Należy ustalić harmonogram czyszczenia i dezynfekcji pomieszczeń wspólnych, niekolidujący z czasem głównego korzystania z tych pomieszczeń. Przed i po rozpoczęciu pracy powinny być czyszczone i dezynfekowane stanowiska pracy. |
| Przerwy na posiłki | Powinny być zorganizowane tak, aby ograniczyć liczbę osób przebywających w tym samym czasie w kuchni, stołówce itp. |
| Korzystanie z pomieszczeń higieniczno-sanitarnych | Należy ograniczyć liczbę osób jednocześnie korzystających z toalet, szatni, umywalni, pomieszczeń z natryskami i innych pomieszczeń higieniczno-sanitarnych. Korzystanie z tych pomieszczeń powinno być zorganizowane w sposób uwzględniający harmonogramy czyszczenia i dezynfekcji |
| Czystość miejsca pracy | Należy zalecić pracownikom, aby pozostawiali swoje miejsca pracy w czystości. Kosze na śmieci powinny mieć worki foliowe. Śmieci powinny być każdego dnia opróżniane przez osoby odpowiedzialne za zapewnienie czystości. |
| Zwiększanie świadomości pracowników | Należy rozpowszechniać kluczowe informacje o minimalizacji zarażeniu koronawirusem i umieścić je przy wejściu do zakładu pracy i w innych widocznych miejscach (plakaty, infografiki, wykaz zasad). Zasady te powinny wskazywać na: - pozostanie w domu w przypadku choroby i jej podejrzenia, - sposób kasłania i kichania, - zasadność, częstotliwość oraz czas i sposób mycia rąk, a także ich dezynfekowania odpowiednim środkiem, - korzystanie z maseczek i rękawiczek, jeśli pracownicy muszą je nosić. Zapewnienie szkoleń i rozmów podnoszących świadomość w zakresie zapobiegania zarażeniu koronawirusem. |
| Wejścia do budynków i hal | Należy na wstępie poinformować osoby wchodzące o zasadach postępowania w celu minimalizacji zarażenia SARS-CoV-2. Dobrą praktyką jest zastosowanie mat dezynfekcyjnych. |
| Transport pracowników | Zaleca się udostępnienie miejsc parkingowych oraz przechowalni/ stoisk na rowery. Zaleca się ograniczenie transportu zbiorowego. |
| Czas pracy i odpoczynku | Należy przestrzegać przepisów w zakresie czasu pracy i okresów odpoczynku. Zwraca się uwagę na zmianę przepisów w tym zakresie! |
| Praca przy ograniczonej liczbie pracowników | Zależy zapewnić dodatkowe szkolenia i wsparcie przy pracy z ograniczoną liczbą pracujących. Należy dokonać oceny kwalifikacji niezbędnych do zrealizowania stawianych pracownikom zadań. |
| Personel tymczasowy | Należy poinformować personel tymczasowy o zagrożeniach w pracy, a w razie potrzeby zapewnić pracownikom szkolenie. |
| Praca niebezpieczna | Przed rozpoczęciem pracy przez pracowników wykonujących pracę szczególnie niebezpieczną lub z udziałem maszyn i urządzeń należy umożliwić pracownikom przypomnienie sobie kluczowych informacji dla ich bezpieczeństwa, by nie dochodziło do wypadków pracy. |
| Podejrzenie COVID-19 | W przypadku podejrzenia u pracownika COVID-19 (np. wskutek objawów) należy natychmiast odizolować go od reszty pracowników oraz pozwolić mu na powrót do domu. Należy pouczyć pracowników, aby obserwowali siebie nawzajem i nie kryli się z sygnalizowaniem własnych spostrzeżeń (dla dobra swojego i innych pracowników). |
Obowiązki prawne ciążące na pracodawcach w stanie epidemii
Należy zwrócić uwagę, że wciąż obowiązują przepisy Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii. Na dzień sporządzenia niniejszego artykułu jest to rozporządzenia z dnia 16 maja 2020 r. (Dz.U. z 2020 r. poz. 878), wydane na podstawie art. 46a i art. 46b pkt 1-6 i 8-12 ustawy z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (Dz.U. z 2019 r. poz. 1239 z późn. zm.). Organizując funkcjonowanie zakładów pracy, należy zapewnić jej zgodność z przepisami tego rozporządzenia oraz innymi przepisami powszechnie obowiązującego prawa. Aktualnie funkcjonujemy w szybko zmieniającej się rzeczywistości prawnej, co wymusza permanentną potrzebę aktualizowania wiedzy w zakresie zgodności z przepisami. To oczywiście sfera compliance przedsiębiorstw, która szczególnie teraz odgrywa istotne znaczenie dla firm.
W kwestii przepisów ww. rozporządzenia podkreślenia wymaga § 8 ust. 7 pkt 3, który wymusza na zakładach pracy obowiązek zapewnienia osobom zatrudnionym rękawiczek jednorazowych lub środków do dezynfekcji rąk, a także zapewnienie odległości min. 1,5 m między stanowiskami pracy. Odległość między stanowiskami pracy może być mniejsza, jeżeli zapewnienie odległości co najmniej 1,5 m jest niemożliwe ze względu na charakter działalności wykonywanej w danych zakładzie pracy, a zakład ten zapewnia środki ochrony osobistej. Za środki ochrony osobistej uznaje się w takim wypadku noszenie maseczek ochronnych. Zaleca się również umiejscowienie w takich pomieszczeniach dozownika ze środkiem ochrony rąk. W kwestii rękawiczek jednorazowych bądź środków do dezynfekcji rąk pracodawcy będą mieli wybór. Mogą też zapewnić jedno i drugie.
§ 8 ust. 7 pkt 3 Rozporządzenia (…) (Dz.U. z 2020 r. poz. 878)
Zakłady pracy są obowiązane zapewnić:
a) osobom zatrudnionym niezależnie od podstawy zatrudnienia rękawiczki jednorazowe lub środki do dezynfekcji rąk,
b) odległość między stanowiskami pracy wynoszącą co najmniej 1,5 m, chyba że jest to niemożliwe ze względu na charakter działalności wykonywanej w danym zakładzie pracy, a zakład ten zapewnia środki ochrony osobistej związane ze zwalczaniem epidemii COVID-19.
Istotny pozostaje wymóg zakrywania przez pracowników ust i nosa przy pomocy m.in. maseczki ochronnej. Obowiązek ten wynika z § 17 ust. 1 pkt 2 lit. b ww. rozporządzenia. Zwraca się jednak uwagę na to, że nie będzie to dotyczyło pracowników, którzy wykonują czynności służbowe w budynkach, zakładach, obiektach, placówkach i targowiskach, z wyjątkiem osób wykonujących bezpośrednią obsługę interesantów lub klientów w czasie jej wykonywania. Oznacza to, że jeśli pracownik będzie miał bezpośrednią styczność z klientem lub osobą spoza grona zatrudnionych, powinien nosić maseczkę. Jeśli natomiast z zasad organizacyjnych zakładu pracy wynikać będzie brak takiego kontaktu, maseczki w czasie pracy nie trzeba nosić, z zastrzeżeniem sytuacji, o której pisałem w poprzednim akapicie przy braku możliwości zapewnienia odstępu 1,5 m między stanowiskami pracy. Należy również pamiętać o możliwości odkrycia ust i nosa w sytuacjach określonych w § 17 ust. 3 ww. rozporządzenia.
§ 17 ust. 3 Rozporządzenia (…) (Dz.U. z 2020 r. poz. 878)
Odkrycie ust i nosa jest możliwe w przypadku:
1) konieczności identyfikacji lub weryfikacji tożsamości danej osoby, a także w związku ze świadczeniem danej osobie usług, jeżeli jest to niezbędne do ich świadczenia;
2) umożliwienia komunikowania się z osobą głuchą lub głuchoniemą;
3) spożywania posiłków lub napojów w lokalu, ogródku gastronomicznym, wydzielonej strefie gastronomicznej
Przestrzeganie zaleceń i zasad w świetle compliance
Obecna sytuacja wymaga kompleksowego i rzetelnego podejścia do zapewnienia zgodności z prawem oraz wymaganymi normami (standardami). Wprawdzie tylko część standardów została określona przepisami, możliwe jest ich wyprowadzenie z zaleceń takich organów jak PIP czy GIS. Komórka lub osoby odpowiedzialne za compliance w firmie powinny wypracowywać nowe wytyczne oraz kontrolować ich przestrzegania przez personel. Niestety sporo osób może nie dokładać staranności do przestrzegania zasad obowiązujących w firmie, przez co nieuniknione jest kontrolowanie pracowników i zwracanie im uwagi.
W ten sposób bezpieczny powrót do pracy przyjmie postać zgodną z cyklem Deminga. Po dokonaniu analizy ryzyka i zaplanowaniu niezbędnych działań nastąpi wdrożenie przyjętych zasad bezpieczeństwa. Wraz z funkcjonowaniem tych zasadach konieczne będzie kontrolowanie ich przestrzegania. Stwierdzone niedoskonałości, naruszenia bądź brak pozytywnych rezultatów powinny przełożyć się do podjęcia działań naprawczych i usprawniania zasad bezpieczeństwa. Powrót do analizy ryzyka i modyfikacji planu działań wydaje się nieunikniony. Oficerów compliance czeka wiele nowych wyzwań i zadań, które do tej pory nie koncentrowały się na walce z pandemią. I organizacją pracy pod kątem BHP. Uważam jednak, że to pewna „luka metodyczna” w podejściu do compliance, bowiem obszar ten powinien być zintegrowany z bezpieczeństwem i higieną pracy. Niestety nie wszędzie tak to wygląda.
Potrzebna szczegółowa porada?
Jeśli potrzebujesz szczegółowego omówienia jakiegoś tematu, skontaktuj się ze mną. Wyślij wiadomość poprzez formularz kontaktowy w zakładce Kontakt i zajmiemy się Twoją sprawą.
Ten artykuł może być ważny zarówno dla przedsiębiorców, jak i pracowników. Jeśli uznajesz go za przydatny, prześlij go innym. Możesz go udostępnić w swoich mediach społecznościowych, klikając jeden z poniższych przycisków. Jeśli interesuje Cię więcej porad na temat compliance przedsiębiorstw, polub naszą stronę na Facebooku oraz LinkedIn, a także zapisz się do Newslettera. Korzystaj z naszych porad i informacji, a jeśli będziesz miał własne pytania – śmiało pisz do nas!
